Elections sociales 2024

Formulaires obligatoires à utiliser :

• Pour l’élection du CE: Formulaire X-60 (FR)
• Pour l’élection du CPPT: Formulaire X-60 (FR)

Points d’actions:

1) Informer par écrit les membres du CE, du CPPT ou à défaut de la délégation syndicale, sur :

• Le nombre et la définition de(s) unité(s) technique(s) d’exploitation (UTE) ainsi que les changements depuis les dernières élections de 2020
• Le nombre de membres du personnel, par catégorie
• Les fonctions du personnel de direction et les personnes occupant ces fonctions
• Les fonctions de cadre et les personnes occupant ces fonctions (pour l’élection du CE uniquement)
• La date d’affichage de l’avis annonçant la date des élections (jour X)
• La date envisagée des élections (jour Y)

Ces informations écrites ne doivent pas nécessairement être communiquées au cours d’une réunion de l’organe. L’information relative à l’élection du CE doit être transmise aux membres du CE ou à défaut, aux membres de la délégation syndicale. L’information relative à l’élection du CPPT, doit être donnée au CPPT ou, à défaut, aux membres de la délégation syndicale. Il s’agit de deux procédures distinctes.

2) Communiquer cette information via le formulaire obligatoire du SPF Emploi (voy. supra). Le formulaire doit être transmis par voie électronique aux organisations représentatives des travailleurs (et des cadres – pour l’élection du CE) via l’application web du SPF Emploi. A défaut d’utiliser l’application web, le formulaire doit être envoyé par courrier postal individuellement aux différentes organisations.

3) Porter à la connaissance des travailleurs cette information par voie d’affichage dans les diverses sections et divisions de l’entreprise. Pour autant que les travailleurs y aient accès pendant leurs heures normales de travail (par la mise à disposition d’un ordinateur par l’entreprise p.ex.), l’affichage peut être réalisé par voie électronique/digital (Intranet de l’entreprise).

Explications:

1) Définition des UTE

Dans le cadre des élections sociales, on entend par « entreprise » l'unité technique d'exploitation (UTE) définie à partir de critères économiques et sociaux. En cas de doute ces derniers prévalent.

L’unité technique d’exploitation est une entité présentant une autonomie et une cohésion au niveau économique et social. Les juges utilisent plusieurs critères pour analyser l’existence d’une cohésion ou d’une autonomie économique et sociale propre à chaque UTE : tenue de comptabilités séparées, une direction identique ou distincte, une administration propre ou distincte, la nature des activités liées ou propres, une gestion du personnel identique ou distincte, l’éloignement géographique, une politique salariale identique ou distincte, l’homogénéité ou la diversité des travailleurs, une même/différente langue, des conditions de travail identiques ou distinctes, etc.

L’UTE peut se recouper avec l’entité juridique : une élection doit être organisée pour le CPPT si l’entreprise occupait plus de 50 travailleurs au cours de la période de référence courant du 1^er octobre 2022 au 30 septembre 2023, et une élection pour le CE devra être organisée si l’entreprise occupait au cours de cette période plus de 100 travailleurs en moyenne (! Les intérimaires occupés chez l’utilisateur au cours du 2^ème trimestre de l’année 2023 sont comptabilisés). Pour savoir si votre entreprise dépasse la moyenne de 50 ou 100 travailleurs au cours de la période de référence, vous pouvez nous contacter pour une analyse spécifique ;

L’UTE peut également être constituée de plusieurs entités juridiques : plusieurs sociétés situées sur un même site, juridiquement distinctes (n° de BCE différents), mais administrées par les mêmes personnes, ayant les mêmes conditions de travail (règlement de travail), ayant les mêmes équipements, la même cafétéria/parking d’entreprise, … seront généralement rassemblées en une seule UTE au sens de la réglementation sur les élections sociales. Pour déterminer le seuil des 50 ou 100 travailleurs, les nombres de travailleurs des différentes entités juridiques seront alors additionnés.

A l’inverse, une entité juridique peut être composée de plusieurs UTE disposant chacune d’une autonomie économique et (surtout) sociale. C’est notamment l’hypothèse où une entreprise est dispersée géographiquement sur plusieurs sièges dont chacun est administré par une direction différente, dispose de son propre équipement, de son propre secrétariat social, … Chaque site bénéfice ainsi d’une autonomie de gestion et d’organisation.

Les UTE peuvent être définies distinctement pour l’élection du CE et du CPPT : les UTE pour les élections des CPPT sont généralement ancrées à un niveau plus local, au plus proche des préoccupations de bien-être et de sécurité des travailleurs, alors même que l’UTE du CE, au regard des compétences du CE liées principalement à la communication d’informations économiques et financières, pourra être définie à un niveau supérieur (au niveau de l’entité juridique ou d’un groupe de sociétés).

La définition des UTE est un exercice ardu et factuel. Nous pouvons vous assister dans cet exercice.

2) Nombre de travailleurs par catégorie

La réglementation sur les élections sociales fixe 3 (4 pour l’élection du CE) catégories de travailleurs:

• Les ouvriers et les employés (suivant les déclarations faites à l’ONSS)
• Les jeunes travailleurs (= ceux ayant moins de 25 ans au jour de l’élection – jour Y)
• Les cadres (uniquement pour l’élection du CE) : il s’agit des employés qui, à l’exclusion de ceux qui font partie du personnel de direction, exercent dans l’entreprise une fonction supérieure réservée généralement au titulaire d’un diplôme d’un niveau déterminé ou à une personne qui possède une expérience professionnelle équivalente. La détermination des cadres dans l’entreprise est à convenir entre partenaires sociaux. Pour l’élection du CPPT, les cadres sont intégrés à la catégorie des employés.
• Le personnel de direction: il s’agit des deux niveaux les plus élevés dans la hiérarchie de l’entreprise, chargés de la gestion journalière :
  • Niveau 1: les personnes (indépendantes) chargées de la gestion journalière de l’entreprise, qui ont le pouvoir de représenter et d’engager l’employeur ; il peut s’agir de personnes qui ne sont pas liées par un contrat de travail ;
  • Niveau 2: les membres du personnel directement subordonnés à ces personnes précitées, lorsqu’ils remplissent également des missions et responsabilités pouvant engager l’entreprise

3) Le personnel de direction et les cadres

L’employeur doit communiquer à X-60 la liste des fonctions du personnel de direction, en précisant leur contenu et, à titre indicatif, la liste des personnes qui exercent ces fonctions.

Les personnes (indépendantes ou salariées) occupant une fonction de direction ne pourront ni voter aux élections ni se porter candidates. Elles pourront être désignées en tant que déléguées de l’employeur au sein des futurs organes nouvellement élus aux élections de mai 2024.

De même, l’employeur doit communiquer la liste des fonctions de cadres, en précisant leur contenu et, à titre indicatif, la liste des personnes salariés exerçant ces fonctions. Seuls des employés peuvent être déclarés dans cette catégorie, propre à l’élection du conseil d’entreprise. Dans les entreprises devant procéder à l’élection des représentants du CE mais comptant moins de 30 employés au plus tard au jour X-60, ne doivent pas fournir cette information.

Formulaires obligatoires à utiliser:

• Pour l’élection du CE : Formulaire X-35 (FR)
• Pour l’élection du CPPT : Formulaire X-35 (FR)

Points d’actions:

1) Consulter entre X-60 et X-35, le CE, le CPPT ou à défaut, la DS, sur les informations communiquées dans l’avis X-60. L’objectif est d’assoir des accords entre parties, en vue de la décision qui sera formellement affichée au jour X-35 et contre laquelle une procédure de recours est possible dès X-28.

2) Communiquer sa décision aux membres du CE, du CPPT ou à défaut de la délégation syndicale, sur :

• Le nombre et la définition de(s) unité(s) technique(s) d’exploitation (UTE) ainsi que les changements apportés depuis les dernières élections de novembre 2020
• Les fonctions du personnel de direction et les personnes occupant ces fonctions
• Les fonctions de cadre et les personnes occupant ces fonctions (pour l’élection du CE uniquement)

3) Communiquer cette décision via le formulaire obligatoire du SPF Emploi (supra). Le formulaire doit être transmis par voie électronique aux organisations représentatives des travailleurs (et des cadres – pour l’élection du CE) via l’application web du SPF Emploi. A défaut d’utiliser l’application web, le formulaire doit être envoyé par courrier postal individuellement aux différentes organisations.

4) Porter à la connaissance des travailleurs cette décision par voie d’affichage dans les diverses sections et divisions de l’entreprise. Pour autant que les travailleurs y aient accès pendant leurs heures normales de travail (par la mise à disposition d’un ordinateur par l’entreprise p.ex.), l’affichage peut être électronique/digital.

Chaque travailleur intéressé ainsi que chaque organisation représentative des travailleurs (FGTB – CSC – CGSLB – CNC, pour l’élection du CE), peuvent introduire un recours au plus tard au jour X-28 contre l’avis X-35 et la décision de l’employeur portant sur:

• Le nombre et la définition de(s) unité(s) technique(s) d’exploitation (UTE) ainsi que les changements apportés depuis les dernières élections de novembre 2020
• Les fonctions du personnel de direction et les personnes occupant ces fonctions
• Les fonctions de cadre et les personnes occupant ces fonctions (pour l’élection du CE uniquement)

Les accords d’entreprise conclus sur ces points, ne lient pas le juge lequel appliquera les définitions et critères fixées par la loi, laquelle est d’ordre public.

Cette procédure judiciaire accélérée répond à un formalisme particulier. Nous pouvons vous assistez dans cette procédure.

Le tribunal du travail saisi statue dans les 23 jours qui suivent le jour de la réception du recours. Le jugement n’est susceptible ni d’appel, ni d’opposition

Formulaires obligatoires à utiliser :

• Pour l’élection du CE : Formulaire X (FR) – Liste électorale provisoire
• Pour l’élection du CPPT : Formulaire X (FR) – Liste électorale provisoire

Points d’actions :

1) A défaut de CE ou de CPPT, communiquer l’avis du jour X aux travailleurs de l’entreprise, par affichage au sein des diverses sections et divisions de l’entreprise avec les informations suivantes :

• Jour(s) et horaire(s) des élections en mai 2024
• Nombre de mandats par organe et par catégorie (jeune, ouvrier, employé, cadre)
• La liste (définitive) des membres du personnel de direction
• La liste (définitive) des cadres
• Le calendrier électoral et les dates des prochaines étapes
• La personne ou le service chargé par l’employeur d’envoyer ou de distribuer les convocations électorales
• La décision ou non de procéder au vote par des moyens électroniques

2) A défaut de CE ou de CPPT, mettre à disposition des travailleurs en un endroit accessible de l’entreprise, les listes électorales provisoires.

3) Communiquer l’avis X aux organisations représentatives des travailleurs aux organisations représentatives des travailleurs (et des cadres – pour l’élection du CE) via l’application web du SPF Emploi. A défaut d’utiliser l’application web, le formulaire doit être envoyé par courrier postal individuellement aux différentes organisations.

Les listes électorales ne sont jointes qu’à défaut de conseil, de comité ou à défaut de délégation syndicale dans laquelle toutes les organisations représentatives des travailleurs sont représentées. En effet, les représentants des travailleurs présents au sein de l’entreprise sont les mieux placés pour contrôler les listes électorales.

Explications :

1-. Dates et horaires des élections

La date et l’horaire des élections sont fixés par le conseil ou le comité. Si ces organes n’existent pas encore, c’est à l’employeur de prendre ces décisions. S’il n’est pas possible d’arriver à un accord sur cette date et cet horaire au sein du conseil ou du comité, ceux-ci seront fixés par l’inspecteur social de la Direction générale Contrôle des lois sociales.

Lorsque les élections se déroulent sur plusieurs jours consécutifs, le jour Y coïncide avec le premier jour des élections.

Lorsque la date des élections mentionnée dans l’avis affiché ne se situe pas le nonantième jour après l’affichage, l’avis reste valable. La date des élections doit cependant être mise en concordance avec les prescriptions réglementaires.

2-. Nombre et répartition des mandats par organe et par catégorie

2.1. Nombre : Tant pour l’élection du CE que pour l’élection du CPPT, le nombre de mandats à élire est fixé en fonction du nombre de travailleurs (en ce compris le personnel de direction sous contrat de travail) en service au jour X, dans la mesure suivante :

• 4 mandats effectifs (et autant de suppléants), si l’entreprise compte moins de 101 travailleurs;
• 6 mandats effectifs (et autant de suppléants), si l’entreprise compte de 101 à 500 travailleurs;
• 8 mandats effectifs (et autant de suppléants), si l’entreprise compte de 501 à 1000 travailleurs;
• 10 mandats effectifs (et autant de suppléants), si l’entreprise compte de 1001 à 2000 travailleurs;
• 12 mandats effectifs (et autant de suppléants), si l’entreprise compte de 2001à 3000 travailleurs;
• …

Les travailleurs intérimaires occupés au jour X dans une entreprise utilisatrice doivent également être comptabilisés pour le calcul du nombre de mandats. Afin d’éviter les doubles comptages, les travailleurs intérimaires qui, sauf en cas de chômage économique et intempéries, remplacent un membre du personnel permanent de l’utilisateur ne doivent toutefois pas être comptabilisés.

Pour les entreprises occupant minimum 15 cadres au jour X, une représentation séparée des cadres doit être prévue pour les élections du CE. Le total des mandats est alors augmentée :

• d’une unité si l’entreprise occupe moins de 100 cadres (et personnel de direction)
• de deux unités si l’entreprise occupe 100 cadres et plus (en ce compris le personnel de direction).

Un accord d’entreprise conclu à l’unanimité entre l’employeur et les organisations représentatives des travailleurs, au plus tard au jour X, peut majorer le nombre légal de mandats, sans excéder le nombre de 25 mandats (voire 26 ou 27 en cas de représentations séparée des cadres). L’accord doit répartir les mandats supplémentaires entre les différentes catégories de travailleurs, au choix des parties (répartition fixe, répartition proportionnelle tenant compte de la répartition légale, …)

2.2. Répartition : La répartition des mandats s’opère en tenant compte du nombre de membres du personnel des différentes catégories en service dans l’entreprise le jour de l’affichage de l’avis annonçant la date des élections. En d’autres termes, il est tenu compte de la « photo » prise au jour X. Les travailleurs intérimaires occupés chez l’utilisateur au jour X, qui ont été pris en considération pour déterminer le nombre de mandats ne doivent, par contre, pas être pris en considération lorsqu’il s’agit de répartir ces mandats.

Lorsque l’entreprise occupe au moins 25 jeunes travailleurs âgés de moins de 25 ans au jour de l’élection (jour Y), des mandats leur sont réservés de manière forfaitaire dans la mesure suivante :  

• dans les entreprises qui comptent moins de 101 travailleurs, par un délégué si l’entreprise occupe de 25 à 50 jeunes travailleurs, par deux délégués si l’entreprise occupe plus de 50 jeunes travailleurs;
• dans les entreprises qui comptent de 101 à 500 travailleurs, par un délégué si l’entreprise occupe de 25 à 100 jeunes travailleurs, par deux délégués si l’entreprise occupe plus de 100 jeunes travailleurs;
• dans les entreprises qui comptent plus de 500 travailleurs, par un délégué si l’entreprise occupe de 25 à 150 jeunes travailleurs, par deux délégués si l’entreprise occupe de 151 à 300 jeunes travailleurs, par trois délégués si l’entreprise occupe plus de 300 jeunes travailleurs.

Les règles de répartition de mandats diffèrent selon les hypothèses :

• Deux catégories de travailleurs (ouvriers – employés), les règles suivantes s’appliquent :
  • Le résultat de la multiplication du nombre de travailleurs que compte chacune de ces catégories par le nombre total de mandats est divisé par le nombre total des travailleurs que compte l’entreprise.
  • Si le total des deux quotients ainsi obtenu (compte non tenu des décimales) est inférieur d’une unité au nombre total des membres de la délégation du personnel, le mandat restant est attribué à celle des deux catégories qui compte le plus petit nombre de travailleurs, si celle-ci n’est pas encore représentée.
  • Lorsque les deux catégories sont déjà représentées, le mandat restant est attribué à la catégorie qui a obtenu la décimale la plus élevée ou à celle qui compte le plus grand nombre de travailleurs si les deux quotients ont la même décimale.

 

• Trois catégories de travailleurs (ouvriers – employés - cadres), les règles suivantes s’appliquent :
  • Le résultat de la multiplication du nombre de travailleurs que compte chacune des catégories par le nombre total de mandats est divisé par le nombre total des travailleurs que compte l’entreprise.
  • Si le total des quotients ainsi obtenu (compte non tenu des décimales) est inférieur d’une unité au nombre total des membres de la délégation du personnel, le mandat restant est attribué à celle des trois catégories qui n’est pas encore représentée.
  • Si deux catégories ne sont pas encore représentées, elles se verront attribuer chacune un mandat ou, s’il ne reste qu’un mandat, il leur est attribué, augmenté d’un mandat retiré à la catégorie la plus représentée.
  • Si toutes les catégories sont déjà représentées, le ou les mandats restants sont attribués successivement aux catégories qui ont obtenu les décimales les plus élevées. A égalité de décimales, ils sont attribués successivement aux catégories qui ont obtenu les deuxièmes décimales les plus élevées. A égalité des deux premières décimales, ils sont attribués successivement aux catégories qui comptent le plus grand nombre de travailleurs.

 

• Le nombre de mandats attribué aux délégués du personnel âgés de 25 ans et plus sera réparti proportionnellement aux effectifs de la catégorie des ouvriers âgés de 25 ans et plus et de celle des employés âgés de 25 ans et plus.
• Le résultat de la multiplication du nombre de travailleurs que compte chacune de ces catégories par le nombre total de mandats diminué du ou des sièges réservés aux représentants des jeunes travailleurs précités, est divisé par le nombre total des travailleurs âgés de 25 ans et plus que compte l’entreprise.
• Si le total des deux quotients ainsi obtenu (compte non tenu des décimales) est inférieur d’une unité au nombre total de membres de la délégation du personnel diminué du ou des sièges réservés aux représentants des jeunes, le mandat restant est attribué à celle des deux catégories qui compte le plus petit nombre de travailleurs si celle-ci n’est pas encore représentée.
• Lorsque les deux catégories sont déjà représentées, le mandat est attribué à la catégorie qui a obtenu la décimale la plus élevée ou à celle qui compte le plus grand nombre de travailleurs, si les deux quotients ont la même décimale.

 

• Quatre catégories (jeunes – ouvriers – employés – cadres), les règles suivantes d’appliquent :
  • Le nombre de mandats attribué aux délégués du personnel âgés de 25 ans et plus est réparti proportionnellement aux effectifs des catégories des ouvriers, des employés et des cadres âgés de 25 ans et plus.
  • Le résultat de la multiplication du nombre de travailleurs que compte chacune de ces catégories par le nombre total de mandats diminué du ou des sièges réservés aux représentants des jeunes travailleurs précités, est divisé par le nombre total des travailleurs âgés de 25 ans et plus que compte l’entreprise.
  • Si le total des quotients ainsi obtenus (compte non tenu des décimales) est inférieur d’une unité au nombre total de mandats diminué du ou des sièges réservés aux représentants des jeunes travailleurs, le mandat restant est attribué à celle des trois catégories qui n’est pas encore représentée.
  • Si deux catégories ne sont pas encore représentées, elles se verront attribuer chacune un mandat ou, s’il ne reste qu’un mandat, il leur est attribué, augmenté d’un mandat retiré à la catégorie la plus représentée.
  • Si les trois catégories sont déjà représentées, le ou les mandats sont attribués successivement aux catégories qui ont obtenu les décimales les plus élevées. A égalité de décimales, ils sont attribués successivement aux catégories qui ont obtenu les deuxièmes décimales les plus élevées. A égalité des deux premières décimales, ils sont attribués successivement aux catégories qui comptent le plus grand nombre de travailleurs.

3-. Listes électorales provisoires

Ces listes électorales sont dressées par le CE ou le CPPT ou par l’employeur lorsqu’il n’existe pas de conseil ou de comité dans l’entreprise.

Pour pouvoir être repris sur la liste électorale, les conditions suivantes doivent être remplies :

• Être sous contrat de travail (ouvrier, employé, représentant de commerce, étudiant, …) ou d’apprentissage avec l’entreprise. Le fait que le contrat soit suspendu est sans incidence (maladie, crédit-temp, suspension conventionnelle, …).
• Ne pas faire partie du personnel de direction
• Être occupé depuis trois mois au moins dans l’entité juridique ou dans l’UTE composée de plusieurs entités juridiques. En cas de transfert conventionnel d’entreprise ou de division de celle-ci, il est tenu compte de l’ancienneté acquise avant le transfert. Certaines assimilations sont prévues par la loi.

Sont repris par ordre alphabétique et par catégorie de travailleurs, les travailleurs répondant aux conditions d’électorat susvisées et les intérimaires mis à disposition chez l’utilisateur qui satisfont aux conditions d’électorat (= avoir presté au moins 32 jours de travail effectif dans l’entité juridique de l’utilisateur ou dans l’UTE de l’utilisateur, entre le 1^er novembre 2023 et le 31 janvier 2024 inclus). La liste des intérimaires répondant à ces conditions devra être demandées aux sociétés d’intérim qui devront vous communiquer les données personnelles de ces intérimaires à indiquer sur les listes électorales provisoires.

Les listes doivent indiquer les mentions suivantes : le numéro d’ordre de l’électeur, le nom, le prénom, la date de naissance et la date d’entrée en service ou de première mise à disposition dans l’entreprise ainsi que le lieu où travaille l’électeur (division ou section); Chaque électeur se voit attribué un numéro et la numérotation des électeurs a lieu par liste électorale (catégorie). Si ultérieurement des noms seront rayés de ces listes (cfr X+77), il n’y aura pas lieu de modifier la numérotation d’origine. Il est également fait mention si le travailleur est intérimaire au sein de l’entreprise.

Tous les électeurs sont inscrits sur des listes électorales distinctes, selon qu’ils sont à considérer comme ouvriers ou comme employés en fonction des déclarations transmises à l’office national de Sécurité sociale.

Pour l’élection du CE, si l’entreprise occupe au moins 15 cadres sur base de la « photo » du jour X et qu’il y a une représentation séparée pour les cadres, les employés et les cadres sont inscrits sur des listes électorales distinctes.

Si l’entreprise compte au moins 25 jeunes travailleurs au jour de l’élection et qu’il y a donc une représentation séparée des jeunes travailleurs, ceux-ci sont également inscrits sur une liste électorale distincte

Au plus tard à cette date, chaque travailleur, intérimaire concerné ou organisation représentatives des travailleurs (ou cadres) peut introduire une réclamation auprès du CE, du CPPT ou, à défaut, auprès de l’employeur, concernant :

• les listes électorales provisoires, du chef de non-inscription ou d’inscription indue d’électeurs ou du chef d’inexactitudes;
• la fixation du nombre de mandats par organe et leur répartition par catégorie;
• la liste du personnel de direction, dans la mesure où une personne figurant sur cette liste ne remplit pas les fonctions de direction;
• la liste des cadres

Si aucune réclamation n’a été introduite contre les listes provisoires déposées, celles-ci sont figées et seront uniquement nettoyées à X+77 avec la biffure des noms des travailleurs ayant dans l’intervalle quitté l’entreprise. 

Au plus tard à cette date, le CE ou le CPPT ou, à défaut, l’employeur statue sur les réclamations et affiche, le jour de sa décision, un avis rectificatif en cas de modification.

L’avis doit indiquer la mention obligatoire suivante « Pour assurer le caractère vraiment représentatif de la délégation qui sera élue, tous les travailleurs ont le devoir de participer au vote ».

L’affichage peut être électronique si tous les travailleurs y ont accès pendant leurs heures normales de travail.

L’avis rectificatif doit être envoyé, via l’application du SPF Emploi (ou par courrier postal), aux organisations représentatives des travailleurs et des cadres (s’il s’agit de l’élection d’un CE). Concernant la rectification d’une liste électorale provisoire, celle-ci doit être portée à la connaissance du CE, du CPPT ou de la délégation syndicale. 

Au plus tard à cette date, les organisations représentatives des travailleurs (ou des cadres) concernés, peuvent introduire un recours devant le Tribunal du travail contre la décision ou l’absence de décision de l’employeur sur :

• les listes électorales provisoires;
• la fixation du nombre de mandats par organe et par catégorie;
• la liste du personnel de direction, dans la mesure où une personne figurant sur cette liste ne remplit pas les fonctions de direction;
• la liste des cadres

Si aucun recours n’a été introduit endéans ce délai, les listes provisoires sont figées et seront uniquement nettoyées à X+77 par la biffure des noms des travailleurs ayant dans l’intervalle quitté l’entreprise.

Le tribunal du travail saisi d’un recours doit statuer dans les 7 jours suivant la réception du recours. La décision n’est susceptible ni d’appel, ni d’opposition.

Si le jugement impose des modifications à l’avis « X », le formulaire originairement affiché devra être rectifié, via un affichage physique et/ou électronique, tous les travailleurs y aient accès pendant leurs heures normales de travail).

Suite au jugement et au nouvel affichage, les informations contenues dans l’avis X et les listes électorales provisoires sont définitives.

Au plus tard à cette date, les organisations interprofessionnelles représentatives des travailleurs (à savoir, la FGTB, la CSC et la CGSLB) doivent communiquer leur liste des candidats aux prochaines élections.

Cette communication a lieu par papier ou par voie électronique (via l’application du SPF Emploi). Les listes maison des candidats cadres pour l’élection des membres du conseil d’entreprise doivent être introduites par voie papier, elles ne peuvent pas l’être par dépôt sur l’application web.

Si les listes sont déposées par voie papier, le respect du délai de dépôt est vérifié soit au regard de la date de l’envoi des listes de candidats par la poste, soit au regard de la date de la remise des listes directement à l’employeur

Si le dépôt des listes de candidats à lieu par voie électronique, le respect du délai de dépôt est vérifié au regard de la date et de l’heure qui s’affiche dans l’application web à côté de la liste de candidats téléchargée.

L’employeur est informé du dépôt électronique d’une liste de candidats via un message dans son e-box ou via un email. À la suite de cet avertissement, il peut aller consulter la ou les listes de candidats sur l’application web.

Qui peut être candidat ?

Pour être éligible en tant que candidat, plusieurs conditions doivent être remplies cumulativement au jour des élections (Y) :

• être âgé de 18 ans au moins ; toutefois, les candidats-délégués des jeunes travailleurs doivent avoir atteint l’âge de 16 ans au moins et ne peuvent pas avoir atteint l’âge de 25 ans à la date des élections;
• ne pas faire partie du personnel de direction, ni avoir la qualité de conseiller en prévention du service interne pour la prévention sur les lieux de travail ou la qualité de personne de confiance au sens de la loi du 4 août 1996 sur le bien-être ;
• ne pas avoir atteint l’âge de 65 ans
• être occupé depuis six mois au moins dans l’entité juridique dont relève l’entreprise ou dans l’unité technique d’exploitation que forment plusieurs entités juridiques;

Ou avoir été occupé, dans l’entité juridique dont relève l’entreprise ou dans l’unité technique d’exploitation que forment plusieurs entités juridiques pendant l’année qui précède celle au cours de laquelle ont lieu les élections, au total durant au moins neuf mois pendant plusieurs périodes; pour le calcul de cette période de neuf mois, il est tenu compte de toutes les périodes pendant lesquelles le travailleur a été occupé soit en vertu d’un contrat de travail ou d’apprentissage soit dans des conditions similaires.

En cas de transfert conventionnel d’entreprise, entre en ligne de compte l’ancienneté du travailleur acquise avant le transfert.

Les intérimaires mis à disposition ne peuvent pas se porter candidats chez l’utilisateur.

Au plus tard à cette date, l'employeur ou son délégué doit afficher les listes de candidats communiquées par les organisations représentatives des travailleurs.

Les listes de candidats conformes peuvent être affichées telles quelles. Il doit impérativement s'agir d'un affichage neutre, exempt de logos et d'illustrations ou de couleurs frappantes. Les listes sont affichées aux mêmes endroits que l'avis annonçant la date des élections.

Les listes doivent être classées conformément à l'ordre fixé suivant un tirage au sort (résultats à venir).

• CGSLB
• CSC
• FGTB

Un représentant de chacune des organisations ayant présenté une liste peut assister à l'affichage physique des listes.

Cet affichage peut être remplacé par une mise à la disposition électronique du document, pour autant que les travailleurs aient accès à cette information durant leurs heures normales de travail. Cet affichage doit porter obligatoirement la mention suivante : “Pour assurer le caractère vraiment représentatif de la délégation qui sera élue, tous les travailleurs ont le devoir de participer au vote”.

La procédure électorale est complètement arrêtée lorsqu'aucune liste de candidats n’est présentée pour aucune catégorie de travailleurs. A défaut de candidat, le vote ne doit pas être organisé. Un avis d’arrêt des élections doit être affiché dans l’entreprise, jusqu’au 86^ème jour suivant le jour de l’élection indiqué dans l’avis X, au moyen du formulaire suivant : Avis d’arrêt complet de la procédure.

Le président de chaque bureau est choisi par les membres du CE ou du CPPT ou, à défaut, par l'employeur en accord avec la délégation syndicale ou, à défaut de délégation syndicale, par l'employeur avec l'accord des organisations représentatives intéressées.

Est également désigné un président suppléant appelé à remplacer le président lorsqu'il est dans l'impossibilité d'exercer sa fonction.

Si un accord n'a pu intervenir le jour de l'affichage des listes de candidats (X+40), l'employeur en informe l'inspecteur social-chef de district de la Direction générale Contrôle des lois sociales du ressort. Celui-ci peut, soit assumer personnellement la présidence d'un bureau principal et désigner les présidents et les présidents suppléants des autres bureaux, soit désigner le président et les présidents suppléants du bureau principal et des autres bureaux, dans le cas où il serait empêché d'assumer personnellement la présidence d'un bureau principal.

Dans l'un et l'autre cas, ces présidents et ces présidents suppléants sont désignés parmi le personnel de l'entreprise. Ils ne peuvent être choisis parmi les candidats. En cas d'intervention de l'inspecteur social-chef de district et en cas d'impossibilité de désigner ces présidents parmi le personnel de l'entreprise, l'inspecteur social-chef de district de la Direction générale Contrôle des lois sociales du ressort peut désigner pour cette mission un inspecteur social qui relève de son autorité.

Pendant une période de 7 jours après l'affichage des listes de candidats, les travailleurs et les intérimaires figurant sur les listes électorales provisoires ainsi que les organisations représentatives des travailleurs/cadres intéressées peuvent formuler à l'employeur toute réclamation qu'ils jugeront utile sur la présentation des candidats. Les femmes mariées ou veuves figurent sur la liste de candidats sous leur nom de jeune fille éventuellement précédé du nom de leur époux ou de leur époux décédé. Au plus tard à cette date, elles peuvent signifier toute modification dans ce sens à l'employeur.

Les candidats peuvent également eux-mêmes demander à l'employeur de faire suivre leur prénom de leur prénom usuel sur base duquel ils sont connus dans l'entreprise. Les travailleurs qui souhaitent retirer leur candidature, ou qui veulent apporter une correction à leur nom ou prénom, le font savoir à l'employeur dans le même délai. L'employeur adapte la liste conformément à la demande formulée par le candidat.

L'employeur transmet par voie électronique ou papier, la réclamation ou le retrait de la candidature le lendemain du jour prévu au point précédent, à l'organisation (des cadres) qui a présenté des candidats. Seulement si l'employeur transmet la réclamation ou le retrait par voie postale, il doit l'adresser à l'organisation représentative ainsi qu'à son mandataire, pour autant que celui-ci ait communiqué une adresse. Si l'employeur opte pour une communication de la plainte ou du retrait par voie électronique via l'application web, on présuppose que le mandataire a également accès à l'application web et que l'envoi par voie postale est donc superflu.

L'organisation ou les cadres qui ont présenté une liste disposent d'un délai se terminant au plus tard le jour X+54, pour modifier la liste des candidats présentés suite à une plainte, si elle juge la plainte fondée.

La date de la modification sera déterminée par la date de l'envoi par la poste ou la date qui sera indiquée sur l'application web.

Les candidats qui font l'objet d'une réclamation parce qu'ils ne remplissent pas les conditions d'éligibilité ne peuvent être remplacés s'ils ne faisaient pas partie de l'entreprise le 30ème jour qui précède le jour de l'affichage de l'avis annonçant la date des élections. En cas de retrait de candidature dans le délai prescrit, c'est-à-dire au plus tard le jour X+47, l'organisation dispose d'un délai se terminant au plus tard le 76e jour à dater du jour de l'affichage de l'avis annonçant la date des élections pour remplacer ce candidat.

L'employeur dispose d'un recours contre la présentation des candidats, même si aucune réclamation n'a été introduite, lorsque les candidatures ne sont pas conformes aux dispositions légales et réglementaires (conditions d'éligibilité, trop de candidats sur une même liste...). En l'absence de plainte, le recours de l'employeur doit être introduit au plus tard le 52ème jour à dater du jour de l'affichage de l'avis annonçant la date des élections.

Source: Art. 39 §2, al. 2, de la loi

Le président de chaque bureau électoral désigne son secrétaire ainsi qu'un secrétaire suppléant.

Quatre assesseurs sont désignés par le conseil ou le comité. Si celui-ci ne prend pas de décision, l'inspecteur social-chef de district ou, s'il le délègue, un inspecteur social désigne les assesseurs. Si le conseil ou le comité n'existe pas encore, le président désigne les assesseurs.

Si au commencement ou à la reprise des opérations électorales un ou plusieurs assesseurs sont absents, le président désigne pour les remplacer des électeurs choisis parmi les premiers qui se présentent au bureau de vote, sans que cette désignation ne puisse, dans la mesure du possible, porter préjudice à la bonne marche de l'entreprise.

Le secrétaire et les assesseurs doivent figurer sur la liste électorale de la catégorie de travailleurs pour laquelle ils exercent leur fonction de secrétaire ou assesseurs. Toutefois, moyennant l'accord des délégués des travailleurs ou des organisations représentatives intéressées, il peut être dérogé à cette obligation d'appartenir à la même catégorie de travailleurs que celle qui vient voter dans le bureau électoral. Sur base d'un tel accord, un employé pourrait par exemple être secrétaire ou assesseur d'un bureau électoral du collège électoral ouvrier. Le secrétaire et l'assesseur ne peuvent être choisis parmi les candidats et ils doivent faire partie du personnel de l'entreprise. La désignation de tous les membres des bureaux doit intervenir au plus tard le 54ème jour après le jour de l'affichage de l'avis annonçant la date des élections.

L'employeur procède au second affichage des listes de candidats modifiées ou non par les candidats et les candidates ou par les organisations représentatives des travailleurs/ cadres ou les cadres qui les ont présentées, ou en raison d'un retrait dans les délais impartis.

Cet affichage peut être remplacé par une mise à disposition électronique du document, pour autant que tous les travailleurs y aient accès durant leurs heures normales de travail.

L'ordre déterminé par le tirage au sort doit à nouveau être respecté pour cet affichage (résultats à venir). Les noms des candidats y sont inscrits dans l'ordre de leur présentation.

Le vote par correspondance n’est autorisé qu’en cas de:

• Dispersion considérable du personnel;
• Suspension de l'exécution du contrat de travail;
• Travail de nuit pour autant qu'il soit satisfait pour les travailleurs de la catégorie concernée aux conditions suivantes:
  • Le nombre de travailleurs occupés entre 20 h et 6 h le jour de l'élection ne dépasse pas 5% du nombre de travailleurs occupés à la même date;
  • Le nombre de travailleurs occupés entre 20 h et 6 h le jour de l'élection ne dépasse pas  quinze; 
• Travailleurs non occupés pendant les heures d'ouverture des bureaux électoraux. 

Pour cela l’employeur doit avoir l’accord de tous les représentants des organisations représentatives des travailleurs et des organisations représentatives des cadres qui ont présenté des candidats pour la catégorie de travailleurs concernée, au plus tard cinquante-six jours après l'affichage de l'avis annonçant la date des élections. 

 

Le modèle non-obligatoire suivant de formulaire peut être utilisé pour constater un tel accord. Les témoins peuvent assister à toutes les opérations que nécessite le vote par correspondance.

Le conseil ou le comité ou, s'il n'en existe pas encore, l'employeur fait afficher aux mêmes endroits que l'avis annonçant la date des élections, un avis (dont un modèle non obligatoire ici peut être utilisé) mentionnant la composition des bureaux électoraux et la répartition des électeurs par bureaux. Cet affichage peut être remplacé par une mise à la disposition électronique du document, pour autant que les travailleurs aient accès à cette information durant leurs heures normales de travail.

Au plus tard le 5e jour à dater du jour du second affichage des listes de candidats modifiées ou non, les travailleurs concernés, les organisations représentatives des travailleurs et les organisations représentatives des cadres intéressées ainsi que l'employeur peuvent introduire un recours en ce qui concerne la présentation des candidats qui a donné lieu à la réclamation.

Source: Art. 39, §1-2, de la loi

Le tribunal du travail saisi statue dans les 14 jours qui suivent le jour de la réception du recours de l'employeur. Cette décision n'est susceptible ni d'appel, ni d'opposition.

Source: Art. 39 §3 de la loi

Au plus tard à ce jour, les organisations représentatives des travailleurs et des cadres intéressées peuvent désigner au moyen du formulaire non-obligatoire suivant, comme témoins des opérations électorales autant de travailleurs qu'il y a de bureaux électoraux et un nombre égal de témoins suppléants.

Dans le cas où un bureau de vote est institué pour un collège commun, juridiquement il s'agit d'un seul bureau de vote, les organisations représentatives intéressées ne peuvent désigner qu'un seul témoin et un témoin suppléant au sein d'une des catégories concernées (ouvrier ou employé).

Les témoins votent dans le bureau où ils exercent leur fonction. Si la catégorie de travailleurs à laquelle ils appartiennent (ouvriers, employés, jeunes travailleurs ou cadres) les oblige à voter dans un autre bureau, ils peuvent demander une suspension des opérations pendant le temps nécessaire à l'expression de leur suffrage.

Le tribunal du travail saisi statue dans les 14 jours qui suivent le jour de la réception du recours. Cette décision n'est susceptible ni d'appel, ni d'opposition.

Les candidats, dont le tribunal a estimé qu'ils ne remplissent pas les conditions d'éligibilité, ne peuvent être remplacés s'ils ne faisaient pas partie de l'entreprise le 30ème jour qui précède le jour de l'affichage de l'avis annonçant la date des élections.

Au plus tard à ce jour, les organisations représentatives des travailleurs/cadres, ou les cadres qui ont présenté une liste pourront, après consultation de l'employeur (il s'agit d'une consultation et non d'un accord), remplacer un candidat dans l’un des cas suivants :

• le décès d'un candidat;
• la démission d'un candidat de son emploi dans l'entreprise;
• la démission d'un candidat de l'organisation représentative des travailleurs ou de l'organisation représentative des cadres qui l'a présenté;
• le changement de catégorie d'un candidat.
• le retrait par un candidat de sa candidature (qui a dû avoir lieu au plus tard en X+47).

Ce formulaire sera adressé à l'entreprise selon le même mode que celui qui a prévalu pour le dépôt de la liste des candidats donc, selon le cas, soit par voie électronique via le téléchargement du formulaire sur l'application web, soit par voie papier. La date du remplacement sera déterminée par la date de l'envoi par la poste ou la date qui sera indiquée sur l'application web.

Le nouveau candidat figurera sur la liste, au choix de l'organisation qui a présenté sa candidature, soit à la même place que le candidat qu'il remplace soit comme dernier candidat à la fin de la liste.

Ce jour au plus tard, le conseil ou le comité, par une décision prise à l'unanimité des voix, raye des listes électorales les travailleurs qui ne font plus partie de l'entreprise au moment où la décision est prise. Le conseil ou le comité doit également, par une décision prise l'unanimité des voix, rayer des listes électorales tout travailleur intérimaire qui ne remplit pas les conditions d'électorat. A défaut de conseil ou de comité, cette décision est prise par l'employeur avec l'accord de tous les membres de la délégation syndicale. Ces décisions sont sans recours.

Ces radiations sont sans incidence sur la constitution des collèges et bureaux électoraux.

Dès à présent, les listes de candidats sont définitives et ne peuvent plus être modifiées.

L’employeur doit afficher les listes de candidats, modifiées ou non, pour la troisième fois dans leur forme définitive, aux mêmes endroits que l'avis annonçant la date des élections. De cette manière, il est clair pour toutes les personnes concernées quelles sont les listes de candidats définitives, éventuellement modifiées à la suite d'un recours, sur la base desquelles les bulletins de vote seront établis.

Cet affichage peut être remplacé par une mise à la disposition électronique du document, pour autant que les travailleurs aient accès à cette information durant leurs heures normales de travail.

En principe, un employeur devrait avancer un affichage qui tomberait un jour d'inactivité ou un dimanche, à la veille de ce jour. Par dérogation à ce principe, l'affichage des listes définitives des candidats peut avoir lieu le premier jour habituel d'activité de la société qui suit le jour de leur réception, si le remplacement ne lui a été soumis que le dimanche ou un jour habituel d'inactivité dans la société qui coïncide avec le quatorzième jour précédant le jour des élections. Cette dérogation n'affecte, toutefois, pas le calendrier électoral. Elle ne touche que les modalités d'affichage. Dans tous les cas, le fait que les listes de candidats sont réputées définitives dans les 13 jours précédant le jour de l'élection reste valable.

L'employeur peut procéder à la confection des bulletins de vote, en utilisant le cas échéant les modèles obligatoires fixés par la loi :

• Bulletin de vote CE ouvriers
• Bulletin de vote CE employés
• Bulletin de vote CE jeunes travailleurs
• Bulletin de vote CE cadres
• Bulletin de vote CPPT ouvriers
• Bulletin de vote CPPT employés
• Bulletin de vote CPPT jeunes travailleurs

Pour les entreprises ressortant de la CP 327, des formulaires spécifiques sont prévues et disponibles sur le site du SPF Emploi.

L’en-tête du bulletin doit être complété avec le sigle des organisations représentatives des travailleurs et des organisations représentatives des cadres et le numéro qui leur a été attribué par tirage au sort ainsi que les numéros attribués aux listes présentées par des cadres individuels. Les noms des candidats y sont inscrits dans l’ordre de leur présentation suivi de la lettre H ou F selon qu’il s’agit d’un candidat ou d’une candidate. Si une organisation représentative des travailleurs/cadres ne présente pas de candidat, un espace ne doit pas être prévu sur le bulletin de vote. Il est conseillé à l’employeur de ne pas faire imprimer les bulletins de vote dans une couleur qui représente habituellement une organisation représentative des travailleurs ou des cadres.

L’arrêt partiel de la procédure électorale peut être décidé lorsqu’aucune liste de candidats n’a été déposée pour une ou pour plusieurs catégories du personnel (ex. ouvriers), mais qu’une ou plusieurs listes ont été déposées pour au moins une autre catégorie du personnel (ex. employés).

Également, un arrêt partiel peut être décidé si toutes les candidatures présentées pour une ou plusieurs catégories de personnel ont été retirées ou sont annulées par le tribunal du travail mais qu’une ou plusieurs listes de candidats sont déposées pour une ou plusieurs autre(s) catégorie(s) du personnel. Dans ce cas, la procédure électorale est poursuivie pour la/les autres catégories du personnel. Un bureau électoral est constitué pour cette ou ces catégories.

Le bureau électoral de la catégorie qui comporte le plus grand nombre d’électeurs constate l’arrêt de la procédure électorale la veille de la remise ou de l’envoi des convocations.

Suite à la constatation de l’arrêt partiel, le bureau électoral pour la catégorie concernée par l’arrêt ne doit pas être constitué et il n’y a pas lieu de procéder à la remise ou l’envoi des convocations électorales pour ladite catégorie.

L’arrêt partiel doit être constaté dans un procès-verbal conforme aux modèles suivants :

• PV d’arrêt partiel de la procédure (1) : la procédure est arrêtée pour une ou plusieurs catégories de travailleurs lorsqu’aucune liste de candidats n’est présentée pour cette ou ces catégories de travailleurs. La procédure électorale continue pour les autres catégories de travailleurs pour lesquelles une ou plusieurs listes ont été déposées. Le bureau électoral qui a été institué pour la catégorie de travailleurs qui comporte le plus grand nombre d’électeurs constate l’arrêt de procédure (X+79). Cette constatation a lieu dans un procès-verbal (voir ci-dessous), en y mentionnant les raisons pour lesquelles il n’y a pas eu de vote.
• PV d’arrêt partiel de la procédure (2): la procédure électorale est arrêtée pour une ou plusieurs catégories de travailleurs lorsque pour la catégorie de travailleur concernée une liste de candidats n’a été déposée que par une seule organisation représentative de travailleurs ou par une seule organisation représentative des cadres ou par un seul groupe de cadres, et que le nombre de candidats présentés sur cette liste est inférieur ou égal au nombre de mandats effectifs à attribuer. Un bureau électoral est institué pour cette catégorie de travailleurs et à X+79, ce bureau électoral se réunit afin de constater l’arrêt de procédure dans un procès-verbal.

Ce procès-verbal doit être transmis au Directeur général de la Direction générale des Relations individuelles du Travail du SPF Emploi, soit par poste soit par voie électronique via l'application web. Une copie de ce procès-verbal doit également être transmise à l'employeur ainsi que, par courrier recommandé, aux organisations représentatives de travailleurs ou de cadres intéressées. Il ne doit toutefois pas être procédé à l'envoi aux organisations représentatives si le procès-verbal d'arrêt partiel a été envoyé au Directeur général de la Direction général des Relations individuelles du Travail du SPF ETCS.

Au plus tard deux jours après la date prévue pour les élections, un avis reprenant la constatation d'arrêt partiel doit être affiché à l'attention du personnel. L'affichage peut être remplacé par une mise à la disposition électronique du document, pour autant que les travailleurs aient accès à cette information durant leurs heures normales de travail.

Un arrêt partiel est également possible pour une ou plusieurs catégories de travailleurs lorsque, pour la catégorie concernée, une liste de candidats n'a été déposée que par une seule organisation représentative de travailleurs ou de cadres ou par un seul groupe de cadres et que le nombre de candidats présentés sur cette liste est inférieur ou égal au nombre de mandats effectifs à attribuer. Dans ce cas, le bureau électoral doit être convoqué pour la ou les catégories concernées la veille de l'envoi ou de la remise des convocations afin de constater l'arrêt partiel. Le bureau rédige un procès-verbal d'arrêt partiel conforme au modèle prévu par la loi en y indiquant les raisons pour lesquelles il n'y a pas eu de vote.

Suite à cette constatation, les convocations électorales ne devront pas être remises (ou envoyées). Le ou les candidats sont élus d'office. Le résultat de cette élection doit être communiqué au SPF Emploi, Travail et Concertation sociale soit par la poste, soit en complétant les données sur l'application web spécialement conçue pour les élections sociales. Le procès-verbal d'arrêt partiel doit être transmis au Directeur général de la Direction générale des Relations individuelles du Travail du SPF précité soit par la poste soit par voie électronique via l'application web spécialement conçue pour les élections sociales. Une copie de ce procès verbal-doit également être transmise à l'employeur ainsi que, par courrier recommandé, aux organisations représentatives de travailleurs ou de cadres intéressées. Il ne doit toutefois pas être procédé à l'envoi aux organisations représentatives si le procès verbal d'arrêt partiel a été envoyé au Directeur général de la Direction général des Relations individuelles du travail via son téléchargement vers l'application web spécialement conçue pour les élections sociales. Au plus tard deux jours après la date prévue pour les élections, un avis reprenant la constatation d'arrêt partiel doit être affiché à l'attention du personnel. Les noms des travailleurs élus d'office doivent également figurer dans cet affichage.

Si le vote est néanmoins organisé pour d'autres catégories du personnel de l'entreprise, l'affichage ne peut avoir lieu qu'après le déroulement de ce vote afin de ne pas influencer le résultat des élections. Le candidat élu d'office bénéficie en sa qualité d'élu effectif de la protection contre le licenciement telle que prévue par la loi du 19 mars 1991 portant un régime de licenciement particulier pour les délégués du personnel au conseil d'entreprise et au comité de sécurité, d'hygiène et d'embellissement des lieux de travail ainsi que pour les candidats délégués du personnel. Et ce, même s'il est le seul élu et que dès lors l'organe ne peut pas fonctionner.

Les électeurs sont convoqués à l'élection par l'employeur par une convocation écrite (modèle non obligatoire) qui leur est remise au sein de l'entreprise au plus tard 10 jours avant la date des élections. Un avis affiché le dernier jour de cette remise indique que celle-ci a eu lieu. Cet affichage peut être remplacé par une mise à la disposition électronique du document, pour autant que les travailleurs aient accès à cette information durant leurs heures normales de travail.

L'électeur qui n'est pas présent dans l'entreprise le(s) jour(s) de remise des convocations est convoqué par lettre recommandée déposée à la poste. Il peut également convoqué par tout autre moyen, à condition que l'employeur puisse apporter la preuve que cette lettre de convocation a été envoyée et qu'elle a été reçue par le destinataire.

Par dérogation à ce principe, l’employeur peut également passer la phase de la remise de main la main et, au plus tard 10 jours avant la date de l’élection, procéder immédiatement à la convocation des électeurs par d’autres moyens. Cela n’est possible que dans la mesure où un accord unanime a été conclu au sein du CE ou du CPPT, ou à défaut, moyennant un accord unanime conclu entre l’employeur et la délégation syndicale, et uniquement à l’égard des électeurs qui disposent d’une adresse email de l’employeur (ou de l’utilisateur dans le cas des travailleurs intérimaires), et qui ont accès à un instrument digital mis à leur disposition par l’employeur (ou par l’utilisateur) sur leur lieu de travail habituel. Cet accord doit être conclu au sein de l’organe concerné ou, à défaut, entre l’employeur et la délégation syndicale, au plus tard le jour de l’affichage de l’avis annonçant la date des élections, soit le jour X. L’employeur doit apporter la preuve de cet envoi alternatif de la convocation et de sa réception par le destinataire.

A défaut de preuve de réception par le destinataire, la convocation doit être adressée par courrier recommandé au plus tard huit jours avant la date des élections. Il peut être dérogé à cette dernière obligation d’envoi par lettre recommandée par accord unanime conclu au sein du conseil ou du comité ou, à défaut, par accord unanime conclu entre l’employeur et la délégation syndicale. Cet accord précise les autres moyens de convocation et leurs modalités (par exemple : par courrier ordinaire). Dans ce cas, l’employeur doit fournir au conseil ou au comité ou à la délégation syndicale la liste des électeurs concernés par cet accord et les données nécessaires à cette convocation. Lors de l’élaboration de cet accord, le principe de confidentialité doit être respecté. Cet accord est communiqué aux organisations représentatives des travailleurs et, uniquement si la procédure vise à l’institution d’un conseil, aux organisations représentatives des cadres.

L'envoi de la convocation peut, le cas échéant, contenir la convocation afférente à l'élection pour le conseil et pour le comité. La convocation doit au minimum mentionner la date et le lieu des élections ainsi que le bureau au sein duquel le travailleur doit se présenter. Un modèle (non obligatoire) peut être utilisé.

Vote par correspondance :

La remise des convocations pour le vote par correspondance a lieu (au plus tard) à 10 jours avant le (premier) jour des élections.

Le président du bureau électoral remet - contre accusé de réception - aux électeurs présents dans l’entreprise, leur convocation accompagnée du ou des bulletins de vote estampillés.

Pour les électeurs non présents dans l’entreprise le ou les jours de remise des convocations, le président envoie par lettre recommandée à l’électeur, le dernier jour de cette remise, la convocation accompagnée du ou des bulletins de vote estampillés. L’envoi recommandé peut contenir à la fois les bulletins et convocations afférents à l’élection pour le conseil et ceux pour le comité ainsi que les bulletins de vote ouvriers et employés en cas de collège électoral commun.

Les témoins prévenus par le président peuvent assister aux opérations de remise ou d’envoi des convocations électorales.

La convocation porte obligatoirement la mention suivante : « Pour assurer le caractère vraiment représentatif de la délégation qui sera élue, tous les travailleurs ont le devoir de participer au vote ».

Un modèle (non-obligatoire) (à joindre à la convocation) explicatif du vote par correspondance peut être utilisé.

Afin d’assurer le bon déroulement du vote et d’en garantir le secret, les bulletins de vote par correspondance sont envoyés selon la procédure suivante :

• Le bulletin de vote plié et estampillé est placé dans une première enveloppe laissée ouverte et ne portant aucune inscription. Une deuxième enveloppe, laissée également ouverte, mais affranchie (port payé par le destinataire), est jointe à l’envoi et porte l’inscription suivante : « M. le président du bureau électoral pour l’élection du conseil d’entreprise (ou du comité pour la prévention et la protection au travail) de ... (nom de l’entreprise), rue ..., à ... ». Cette deuxième enveloppe porte également l’indication du bureau électoral « employés », « ouvriers », « jeunes travailleurs » ou « cadres » ainsi que la mention « expéditeur » et le nom et prénom de l’électeur et la mention du caractère obligatoire de l’apposition de la signature de l’électeur. Le tout est placé dans une troisième enveloppe fermée, remise ou envoyée par courrier recommandé à l’électeur. Ces consignes s’appliquent à tout bulletin de vote envoyé ou remis à l’électeur, étant entendu que la troisième enveloppe peut contenir la convocation et les bulletins de vote pour l’élection du conseil et du comité, ainsi que les bulletins de vote des ouvriers et des employés dans le cas d’un collège électoral commun.
• L’électeur, une fois son vote exprimé, replace, dans la première enveloppe, le bulletin plié en quatre à angle droit, de manière telle que les cases figurant en tête de liste soient à l’intérieur. Il ferme cette première enveloppe et la place dans la deuxième enveloppe, c’est-à-dire celle qui porte l’adresse du président du bureau électoral ; il ferme cette deuxième enveloppe et remplit les mentions obligatoires prévues ci-dessus, y compris sa signature. L’enveloppe contenant le bulletin peut être transmise par la poste ou de toute autre manière. Elle doit parvenir avant la clôture du scrutin. Dans le cas où l’électeur reçoit plusieurs bulletins électoraux (en cas d’institution de deux organes ou en cas de collège électoral commun) dans une seule et même enveloppe, il doit néanmoins renvoyer ces différents bulletins dans des enveloppes distinctes.

Source: Art. 36 de la loi

Le vote a lieu dans les locaux mis à disposition par l'employeur.

Les heures d'ouverture des bureaux électoraux sont fixées de manière à permettre à tous les travailleurs de participer à l'élection pendant leurs heures de travail et sans que la bonne marche de l'entreprise puisse en être affectée.

Les opérations électorales ont lieu un jour ouvrable et doivent se terminer le même jour. Toutefois, lorsqu'il n'est pas possible de ramener ces opérations à une journée, elles peuvent se poursuivre pendant plusieurs jours ouvrables, même non consécutifs, après accord du conseil ou du comité ou, à leur défaut, de la délégation syndicale. Lorsqu'il n'est pas possible de permettre à tous les travailleurs de participer à l'élection pendant leurs heures de travail, l'employeur rembourse les frais de déplacement des travailleurs qui se rendent dans les bureaux électoraux en dehors de leurs heures de travail.

Il convient de prévoir un bureau électoral par collège. Cela implique qu'il pourra y avoir de 1 à 3 bureaux électoraux pour le comité et 1 à 4 bureaux électoraux pour le conseil.

Toutefois, si nécessaire et afin de ne pas mobiliser un trop grand nombre de travailleurs, il est possible de ne constituer qu'un seul bureau électoral pour les différentes catégories de travailleurs donc un bureau commun pour les différents collèges. Dans un tel cas, la désignation des secrétaires et des assesseurs peut impliquer de disposer de certaines autorisations : en effet, la loi prévoit que le secrétaire et les assesseurs doivent figurer sur les listes électorales de leur catégorie (par exemple, un ouvrier est secrétaire d'un bureau électoral ouvrier). Il peut toutefois être dérogé à ce principe (par exemple, un employé est secrétaire dans un bureau ouvrier) moyennant l'accord des délégués des travailleurs ou des organisations représentatives des travailleurs.

Dans la pratique, il est toutefois fortement conseillé de faire voter les diverses catégories de travailleurs à des heures différentes s'il a été opté pour un bureau unique, par exemple les ouvriers voteraient de 9 à 10 heures et les employés de 10 à 11 heures.

Inversement, le conseil ou le comité selon le cas ou, à défaut de conseil ou de comité, l'employeur peut décider de constituer plusieurs bureaux par collège électoral si le collège comprend un grand nombre d'électeurs et qu'il n'est dès lors pas possible de faire voter tout le monde dans un même bureau.

Un de ces bureaux sera désigné comme le bureau principal et sera chargé, lors du dépouillement, de centraliser les résultats électoraux des différents bureaux, de répartir les mandats entre les listes et de désigner les élus. Les autres bureaux forment les bureaux secondaires.

Le bureau électoral assume la responsabilité des opérations électorales et l'employeur doit lui accorder toutes les facilités requises pour l'accomplissement de sa tâche. L'employeur a la charge de l'agencement du local réservé à chaque bureau de façon à assurer le secret du vote. Le Président veille au maintien de l'ordre et au bon déroulement des élections.

Le président peut permettre à l'électeur qui, par suite d'une infirmité physique, est dans l'impossibilité de se rendre dans l'endroit réservé au vote ou de voter seul, de se faire accompagner d'un guide ou d'un soutien.

Source: Art. 49- 50 et suiv. de la loi

Lorsqu'un collège électoral commun est institué pour les ouvriers et les employés, et si des candidats ouvriers et des candidats employés ont été présentés, l'électeur reçoit des mains du président, un bulletin de vote contenant le nom des candidats employés et un autre contenant le nom des candidats ouvriers.

Lorsqu'un collège électoral commun est institué pour les ouvriers et les employés et au cas où il n'y aurait présentation que de listes de candidats employés, l'électeur (ouvrier et employé) ne reçoit des mains du président qu'un seul bulletin de vote contenant le nom des candidats employés; s'il n'y a présentation que de listes de candidats ouvriers, l'électeur (ouvrier et employé) ne reçoit des mains du président qu'un seul bulletin de vote contenant le nom des candidats ouvriers.

En cas de constitution de collèges électoraux distincts pour les employés, pour les ouvriers et pour les cadres, l'électeur ne reçoit qu'un seul bulletin de vote des mains du président correspondant à la catégorie de travailleurs à laquelle il appartient.

En cas de constitution d'un collège électoral commun pour les employés et les ouvriers et d'un collège électoral distinct pour les cadres, les électeurs appartenant au collège électoral commun pour les employés et les ouvriers, reçoivent un bulletin de vote contenant le nom des candidats employés et un autre contenant le nom des candidats ouvriers, tandis que les électeurs appartenant au collège électoral pour les cadres reçoivent un bulletin de vote contenant le nom des candidats cadres.

En cas de constitution d'un collège électoral distinct pour les jeunes travailleurs, les électeurs âgés de moins de 25 ans ne reçoivent qu'un seul bulletin de vote des mains du président, contenant le nom des candidats des jeunes travailleurs.

En règle générale, l'électeur ne peut émettre plus de suffrages qu'il n'y a de mandats effectifs à conférer.

S'il veut se prononcer en faveur d'une seule des listes présentées et qu'il adhère à l'ordre de présentation des candidats de cette liste (vote de liste), il marque son vote dans la case placée en tête de celle-ci.

S'il veut modifier cet ordre, il marque un ou plusieurs votes nominatifs dans la case placée à côté du nom de celui ou ceux des candidats de cette liste à qui il entend donner par préférence son suffrage (vote nominatif).

Le panachage est interdit. On entend par panachage, un vote nominatif pour des candidats de listes différentes, en marquant un vote à côté de leur nom. Cette façon de voter entraîne un vote nul.

Après avoir formulé son vote dans l'endroit du local réservé à cet effet, l'électeur dépose son bulletin replié dans l'urne. Lorsqu'un collège électoral commun aux ouvriers et aux employés est institué, en cas d'élection simultanée pour les candidats employés et pour les candidats ouvriers, deux urnes sont utilisées et réservées respectivement aux bulletins de vote pour l'une ou l'autre catégorie.

Si l'électeur ne se conforme pas aux dispositions qui précèdent, le président peut reprendre et annuler son bulletin mais il doit lui en remettre un autre. Le président doit également remettre un nouveau bulletin à l'électeur qui a détérioré son bulletin de vote. Il lui appartient de veiller à ce que le bulletin qu'il dépose dans l'urne ne contienne aucune marque, déchirure ou souillure qui pourrait en déterminer l'annulation.

Lorsque les opérations se déroulent pendant plusieurs jours, le président du bureau de vote prend toutes les dispositions nécessaires à la conservation des urnes, des bulletins de vote et des documents relatifs aux opérations de vote.

Les urnes électorales doivent être scellées après chaque séance de scrutin. Les témoins ont le droit d'apposer un signe distinctif sur la bande de scellement.

Avant que le bureau n'arrête le procès-verbal de l'élection, le président remet au bureau, sans les ouvrir, les enveloppes qu'il a reçues des électeurs votant par correspondance.

Le nom de chaque électeur votant par correspondance est pointé par le secrétaire sur la liste électorale, de la même manière que les électeurs qui ont voté sur place.

Le président ouvre les enveloppes extérieures et place dans l'urne adéquate sans les ouvrir les enveloppes intérieures contenant les bulletins de vote.

Le vote électronique : La décision de procéder au vote par des moyens électroniques doit être prise par chaque conseil ou comité concerné ou, à défaut, par l'employeur en accord avec la délégation syndicale. Cette décision doit être prise conformément aux dispositions du règlement d'ordre intérieur de l'organe concerné (l'unanimité n'est pas requise). En l'absence de dispositions sur la manière de prendre des décisions, la règle générale de l'unanimité s'appliquera néanmoins, c'est-à-dire une décision unanime de tous les membres de l'organe présents. Préalablement, le conseil ou le comité aura été informé des conditions figurant ci-dessous. Cette décision fait l'objet d'une mention dans l'avis annonçant la date des élections.

Il peut être procédé au vote par des moyens électroniques aux conditions suivantes:

1. être conforme aux dispositions légales et réglementaires régissant l'élection des délégués du personnel au sein des conseils et des comités;
2. enregistrer les données suivantes qui doivent figurer au procès-verbal:
   1. la date des élections
   2. l'organe concerné
   3. le numéro du bureau de vote
   4. le collège électoral concerné
   5. le nombre d'électeurs qui ont pris part au vote (en cas de collège électoral commun, chaque électeur exprime deux votes)
   6. le nombre de votes blancs
   7. le nombre de suffrages en tête de liste
   8. le nombre de suffrages exprimés uniquement en faveur de candidats de la liste
   9. le nombre de voix obtenues par chaque candidat
   10. le nombre de mandats effectifs par liste
   11. le nom et le prénom des élus effectifs par liste
   12. le nom et le prénom des élus suppléants par liste
3. présenter un écran de visualisation affichant au début de l'opération de vote le numéro et le sigle de toutes les listes de candidats; lorsque l'électeur choisit une liste, les noms de tous les candidats doivent apparaître dans l'ordre de leur présentation; ces affichages doivent présenter une garantie de neutralité;
4. ne pas permettre qu'un vote nul soit enregistré; Lorsque davantage de votes nominatifs sont émis sur une liste qu'il n'y a de mandats à attribuer ou lorsqu'un ou plusieurs votes nominatifs sont émis en même temps qu'un vote en tête de liste, l'écran de visualisation doit afficher un avis indiquant à l'électeur qu'il a émis trop de votes nominatifs sur une liste ou qu'il doit choisir entre un vote en tête de liste et un ou plusieurs votes nominatifs sans toutefois dépasser le nombre de mandats à attribuer. L'électeur doit ensuite être invité à recommencer son vote;
5. offrir les garanties nécessaires de fiabilité et de sécurité et garantir l'impossibilité de toute manipulation des données enregistrées et le secret du vote;
6. assurer la conservation des résultats du scrutin et la possibilité de contrôle des opérations électorales et des résultats par les juridictions du travail.

Le système informatique ne peut, de plus, être utilisé que:

• s'il est accompagné d'une attestation du fabricant que le système répond bien aux conditions précitées ;
• si le fabricant peut garantir une aide en cas de problèmes techniques se posant au moment des élections;
• s'il a été déposé par le fabricant auprès du Directeur général de la Direction générale Relations individuelles du Travail du SPF ETCS, situé 1 rue Ernest Bérot à 1070 Bruxelles.

Une attestation de dépôt sera délivrée ; Il est à noter que le rôle du SPF ETCS se limite ici au dépôt, en ce sens que seuls les systèmes qui lui sont remis peuvent être utilisés. A cette fin, le SPF publie sur son site internet les noms des fabricants concernés. Toutefois, le SPF ETCS n'est pas responsable du contrôle du contenu et de la conformité du système déposé.

Les membres des bureaux électoraux, les présidents et secrétaires suppléants, les témoins et les électeurs doivent bénéficier d'une formation adéquate. Chaque collège électoral doit voter séparément. Les témoins du bureau principal peuvent assister à l'encodage des listes de candidats.

Lors du vote et du dépouillement électronique, la répartition des mandats et la désignation des élus ne doivent pas nécessairement se faire par voie électronique. Il doit être possible de procéder à un nouveau dépouillement chaque fois que le résultat des élections est contesté. A cette fin, les supports électroniques qui ont servi lors des élections doivent être conservés sous forme de scellé dans l'entreprise.

Vote électronique combiné au vote par correspondance : les garanties nécessaires pour préserver le secret doivent être offertes. A cette fin, lors du vote électronique, le vote par correspondance ne peut avoir lieu que via le bureau de vote principal. Les dix premiers électeurs de ce bureau qui se présentent, et qui ne peuvent être membres de ce bureau de vote, doivent également voter par correspondance. Les règles relatives au vote par correspondance doivent, ici aussi être respectées, ce qui signifie que les bulletins de vote des électeurs susvisés doivent être insérés, comme les bulletins de vote des électeurs par correspondance, dans des enveloppes blanches qui seront ajoutées aux enveloppes contenant les bulletins de vote des électeurs par correspondance. Le comptage des votes par correspondance se fera ensuite électroniquement dans le bureau de vote principal en présence des témoins, ce qui signifie que chaque enveloppe sera ouverte et que le président émettra un vote électronique conformément à la préférence indiquée sur le bulletin de vote. Si le bulletin de vote compte plus de votes nominatifs qu'il n'y a de sièges à pourvoir ou dans le cas où à la fois un ou plusieurs votes nominatifs et un vote en tête de liste ont été émis, il convient de considérer qu'il s'agit d'un vote en tête de liste.

Le vote électronique à distance : Désormais, il est possible de prévoir le vote électronique à distance, au regard de la suppression de l'utilisation obligatoire de cartes magnétiques, tenant compte des garanties indispensables pour assurer que toute manipulation des données enregistrées est impossible et garantir le secret du vote.

Le conseil, le comité ou, à défaut, l'employeur en accord avec la délégation syndicale, peut décider que les électeurs peuvent voter par voie électronique à partir de leur poste de travail habituel, en utilisant un support connecté au réseau sécurisé de l'entreprise, à condition que toutes les conditions techniques énoncées ci-dessus aient été remplies. Ici aussi, il s'agit d'une décision prise conformément aux dispositions du règlement d'ordre intérieur de l'organe concerné. En l'absence de dispositions sur la manière de prendre des décisions, la règle générale de l'unanimité s'appliquera, c'est-à-dire une décision unanime de tous les membres de l'organe présents. Cet accord fixe les conditions particulières propres à l'entreprise afin de garantir le secret du vote et d'éviter toute influence sur le comportement électoral lors du vote. Cet accord définit également "le poste de travail habituel". Il est recommandé que ce concept soit défini concrètement par les parties concernées par cet accord, en tenant toujours compte des conditions de travail spécifiques de l'entreprise. Certaines situations peuvent être exclues (cf. définition négative, par exemple un camion peut être le poste de travail habituel du chauffeur, mais cela ne peut être accepté dans le cadre des élections sociales), de plus, les parties concernées peuvent y tenir compte au maximum des autres conditions légales (garantir le secret du vote et absence d'influence, réseau sécurisé...). Enfin, l'accord fixe les modalités de bon fonctionnement des bureaux de vote, en accordant une attention particulière à la manière dont les électeurs s'identifient dans le système.

Afin d'assurer le bon déroulement du vote électronique à distance, il semble opportun de préciser dans la convocation envoyée à l'électeur des données de contact (adresse électronique, numéro de téléphone, etc.) auxquelles il peut se référer en cas de problèmes techniques ou pratiques durant le vote.

Source: Art. 54 et suiv et 71 et suiv (pour le vote électronique) de la loi

Après la clôture des opérations électorales, le bureau procède au dépouillement du scrutin. En cas de nécessité, le président peut décider d'interrompre les opérations de dépouillement. Dans ce cas, il devra prendre toutes les dispositions nécessaires pour assurer la garde des urnes, des bulletins et des documents relatifs aux opérations de vote. En cas d'élection simultanée dans un collège électoral commun aux ouvriers et aux employés, les opérations concernant le dépouillement du scrutin se font distinctement pour chaque catégorie. Le président du bureau de vote ouvre l'urne et en retire les enveloppes contenant les bulletins de vote par correspondance. Il ouvre ces enveloppes et en retire les bulletins de vote sans les ouvrir. Si une enveloppe contient plus d'un bulletin, ceux-ci sont considérés comme nuls. Le président remet les autres bulletins de votes dans l'urne et en mélange le contenu. Cela fait, le président vide les urnes et compte les bulletins de vote sans les déplier. Le nombre total obtenu est consigné dans le procès-verbal. Si un électeur figurant sur les listes électorales et ayant reçu un bulletin de vote par correspondance vient voter dans le bureau électoral, son vote est considéré comme valable. Le président du bureau électoral assurera l'annulation du bulletin de vote par correspondance de ce même électeur. Ensuite, les bulletins de vote sont dépliés et, avec l'assistance des assesseurs, ils sont classés d'après les catégories suivantes :

1. les bulletins donnant des suffrages valables pour une seule liste ou, pour un ou plusieurs candidats de cette liste; une catégorie distincte est faite pour chacune des listes dans l'ordre des numéros de celle-ci.
   Les bulletins marqués en tête et en faveur d'un ou de plusieurs candidats de la même liste sont classés dans cette catégorie. Le vote en tête de liste est considéré comme seul valable. Il en est de même si le bulletin compte plus de votes nominatifs qu'il n'y a de mandats effectifs à conférer (les votes nominatifs non valables sont donc commutés en vote en tête de liste valable).
2. les bulletins nuls.
   Sont nuls :
   • les bulletins autres que ceux qui ont été remis à l'électeur;
   • les bulletins qui contiennent l'expression de plus d'un suffrage en tête de liste;
   • les bulletins dans lesquels l'électeur a marqué en même temps un vote en tête de liste et un ou plusieurs votes en faveur d'un candidat ou de plusieurs candidats d'une autre liste ou les bulletins donnant des suffrages à des candidats de plusieurs listes (bulletins panachés);
   • les bulletins de vote dont la forme ou les dimensions ont été modifiées, qui contiennent tout papier ou objet, ou dont l'auteur pourrait être reconnu par un signe, une rature ou une marque.
   En cas de vote par correspondance, sont également considérés comme nuls:
   • les bulletins arrivés après la clôture du scrutin;
   • les bulletins renvoyés dans une enveloppe sur laquelle manque la signature de l'électeur ;
   • les bulletins renvoyés par un électeur qui est déjà venu voter dans le bureau électoral.
   Les enveloppes intérieures contenant le bulletin de vote non valable sont conservées dans l'entreprise. En l'absence de recours ou postérieurement à la décision définitive de la juridiction d'appel, les bulletins de vote peuvent être détruits par l'employeur.
3. les bulletins blancs.
   Sont blancs, les bulletins qui ne contiennent l'expression d'aucun suffrage.
4. les bulletins suspects.
   Le président classe parmi les bulletins suspects, les bulletins sur la validité desquels il a lui-même des doutes ainsi que les bulletins sur la validité desquels un autre membre du bureau estime devoir faire des réserves.
   
   Les bulletins suspects sont ajoutés selon la décision du président, à la catégorie à laquelle ils appartiennent.
   
   Le président acte au procès-verbal ses réserves ainsi que celles que les autres membres du bureau croient devoir maintenir.

Il est important de distinguer, lors de l'appréciation de la validité des bulletins de vote, les marques pouvant résulter du peu d'habileté de l'électeur à manier le crayon électoral des autres marques. Pour les premières (par exemple, des marques de vote imparfaitement tracées, oblitération incomplète du point clair central de la case réservée au vote), le bureau ne peut annuler les bulletins que s'il est manifeste que l'électeur a voulu se faire reconnaître. Quant aux autres marques, intentionnelles ou non (par exemple, des tâches, déchirures, coups d'ongle, plis irréguliers, traits au crayon tracés en dehors des cases réservées au vote, etc.), elles entraînent l'annulation du bulletin dès qu'elles sont de nature à rendre l'auteur du bulletin reconnaissable sans qu'il y ait à examiner s'il a pu y avoir intention frauduleuse. Un bulletin de vote qui n'est pas complété avec le crayon électoral ne peut être annulé pour cette seule raison à moins que son auteur puisse être identifié, même involontairement. Dans un même ordre d'idée, la couleur du bic ou du crayon utilisé ne constitue pas, en soi, une raison suffisante pour décider de la nullité du bulletin de vote. Il est nécessaire d'appliquer ces règles strictement, afin de garantir le secret du vote. Toutefois, le bureau devra s'abstenir d'annuler les bulletins qui présenteraient de légères défectuosités manifestement dues à l'impression du bulletin ou à sa composition ou au découpage du papier électoral.

Source : Art. 64 et suiv. de la loi

Le bureau de vote compte les bulletins de vote de chaque catégorie et le nombre de votes nominatifs exprimés par chaque candidat.

Pour la désignation des élus effectifs et des suppléants de chaque liste, il est souhaitable de faire usage d'un tableau de dépouillement portant comme intitulé “Tableau de dépouillement des bulletins de liste incomplets” (bulletin de liste incomplet = bulletin comprenant des votes nominatifs).

A la lecture des bulletins donnant des suffrages à quelques candidats seulement d'une liste, le membre du bureau qui fait les pointages marquera, en regard des noms appelés, un trait. Le recensement se fera ainsi aisément et il y aura une sérieuse garantie contre les erreurs possibles.

Le procès-verbal des élections comprend les mentions suivantes :

• Le nombre d'électeurs ayant pris part au vote ;
• Le nombre de bulletins repris et non employés ; ces bulletins ainsi que les listes électorales ayant servi au pointage, signés par les membres du bureau de vote qui les ont pointés et par le président, sont placés dans une enveloppe cachetée. Les témoins ont le droit de faire insérer leurs observations au procès-verbal et d'apposer un signe distinctif sur les enveloppes cachetées.
• la comptabilisation par le bureau :
  • du nombre de bulletins nuls;
  • du nombre de bulletins blancs ;
  • du nombre de suffrages exprimés en tête de liste, pour chacune des listes ;
  • du nombre de suffrages exprimés uniquement en faveur des candidats de la liste, et ce pour chacune des listes;
  • du nombre de suffrages nominatifs obtenus par chaque candidat.

Lorsque ces opérations sont terminées, les bulletins sont placés dans des enveloppes distinctes et fermées, selon leur catégorie (blanc, nul, suspect, valable). S'il existe un bureau principal, les procès-verbaux des bureaux secondaires sont transmis au bureau principal, afin qu'il puisse procéder aux opérations décrites aux points repris ci-dessous.

Le bureau de vote (principal) répartit les mandats, désigne les élus effectifs et suppléants et classe les candidats non élus. S'il existe un bureau principal, la répartition et la désignation sont effectuées par ce bureau principal, dès qu'il a reçu les procès-verbaux de dépouillement des bureaux secondaires et qu'il a additionné les résultats calculés par les différents bureaux secondaires.

Afin de faire la répartition des mandats entre les différentes listes, le bureau fixe le chiffre électoral (égal au nombre total de bulletins valables) de chaque liste, en additionnant :

• le nombre de bulletins contenant un vote en tête de liste (= bulletins de liste complets) et
• le nombre de bulletins contenant des votes nominatifs en faveur des candidats de la liste (= bulletins de liste incomplets).

Le chiffre électoral de chaque liste doit être divisé successivement par les nombres 1, 2, 3, 4, 5 etc. (les diviseurs). On obtient ainsi plusieurs quotients. On ne tient compte que d'un certain nombre de ces quotients (appelés quotients utiles). Le nombre de quotients utiles est égal au nombre de mandats effectifs à répartir.

Les quotients utiles sont rangés par ordre de grandeur, quelle que soit la liste où ils figurent et à partir du quotient le plus élevé. On attribue ensuite à chacune des listes autant de mandats que cette liste a obtenus de quotients égaux ou supérieurs au dernier quotient utile.

Lorsque plusieurs listes obtiennent les mêmes quotients utiles, il y a contestation quant à l'attribution du mandat. Lorsqu'un mandat revient, à titre égal, à plusieurs listes, il est attribué à celle dont le chiffre électoral est le plus élevé. En cas de parité des chiffres électoraux, le mandat revient à la liste sur laquelle figure le candidat qui lors de la désignation des élus effectifs, se verrait attribuer le mandat supplémentaire revenant à sa liste et qui a obtenu le plus de suffrages, compte tenu des votes de listes et des suffrages nominatifs ou en cas d'égalité, à celui de ces candidats qui compte la plus grande ancienneté dans l'entreprise.

Lorsqu'un mandat revient, à titre égal, à plusieurs listes, les chiffres électoraux étant différents, il est attribué à celle dont le chiffre électoral est le plus élevé.

Un mandat revient à titre égal à plusieurs listes, avec parité des chiffres électoraux : le mandat revient à la liste sur laquelle figure le candidat qui, lors de la désignation des élus effectifs, se verrait attribuer le mandat supplémentaire revenant à sa liste et qui a obtenu le plus de suffrages, compte tenu des votes de listes et des suffrages nominatifs ou en cas d'égalité, à celui de ces candidats qui compte la plus grande ancienneté dans l'entreprise. A cette fin, il convient de faire une désignation fictive des élus où le chiffre d'éligibilité doit être calculé et où les votes en tête de listes qui ont été émis en faveur de l'ordre de présentation sont attribués aux candidats individuels. Il est conseillé de vous faire assister pour réaliser une telle opération.

Le chiffre d'éligibilité spécial à chaque liste s'obtient en divisant l'ensemble des suffrages utiles par le nombre de sièges attribués à la liste plus un. Lorsqu'il comprend une décimale, il est arrondi au chiffre inférieur pour une décimale de 1 à 4 et au chiffre supérieur pour une décimale de 5 à 9.

L'ensemble des suffrages utiles est établi en multipliant le nombre de bulletins de liste complets et incomplets par le nombre de sièges obtenus par la liste.

Le nombre de sièges à accorder à chacune des listes étant définitivement arrêté, le bureau n'a plus qu'à proclamer les élus.

Si le nombre des candidats d'une liste est égal à celui des sièges attribués à cette liste, tous les candidats sont élus sans autre opération. Si les candidats sont en nombre supérieur à celui des mandats attribués à la liste, sont proclamés élus, à concurrence du nombre de sièges qui sont dévolus à la liste, ceux qui atteignent le chiffre d'éligibilité dans l'ordre de leur présentation.

S'il reste des mandats à conférer, ils le sont aux candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de voix nominatives. En cas de parité, l'ordre de présentation prévaut.

Préalablement à cette désignation, les votes émis en tête de liste (= qui sont favorables à l'ordre de présentation) sont attribués individuellement aux candidats suivant un mode dévolutif et ce, après que ces votes aient été multipliés par le nombre de sièges revenant à la liste (le « pot » est distribué).

La dévolution se fait selon l'ordre de présentation des candidats et à concurrence, pour chacun d'eux, du chiffre d'éligibilité de la liste.

Aussitôt après la désignation des délégués effectifs, le bureau procède à la désignation des suppléants. Le nombre de suppléants est égal au nombre d'élus effectifs.

Préalablement à la désignation des suppléants, le bureau procède à une nouvelle attribution individuelle des votes de liste favorables à l'ordre de présentation; cette attribution se fait de la même manière que pour les délégués effectifs mais en commençant par le premier des candidats non élus dans l'ordre de présentation.

La désignation des élus suppléants et la désignation des non-élus ont lieu au cours de la même opération. La désignation des suppléants et des candidats non-élus ainsi que leur classement sera déterminé en additionnant au nombre de votes nominatifs qu'ils ont obtenu le nombre de vote de tête de liste qui leur sont attribués lors de la seconde attribution individuelle des votes en tête de liste.

Dans l'hypothèse où un non-élu devrait siéger conformément aux règles relatives au remplacement, il conviendra tout d'abord de prendre en considération le classement des non-élus tel qu'il figure au procès-verbal de l'élection. Ensuite, il conviendra de regarder si le candidat non-élu bénéficie d'une protection contre le licenciement de 4 ou de 2 ans. S'il s'agit d'une première candidature qui ne conduit pas à une élection, les candidats non-élus bénéficient d'une protection qui a une durée équivalente à celle des élus, c'est-à-dire jusqu'à l'installation des représentants du personnel élus lors des élections suivantes. Les candidats bénéficient en revanche seulement d'une protection de 2 ans, s'ils ont déjà été candidat par le passé (peu importe l'organe) et qu'ils n'ont pas été élus lors des élections sociales précédentes.

Le résultat du recensement général des votes et les noms des candidats élus effectifs et suppléants ainsi que le classement des candidats non élus sont consignés comme il est prévu dans le modèle de procès-verbal. Les témoins ont le droit de faire insérer leurs observations dans le procès-verbal de l'élection. Aussitôt les opérations de vote terminées, le bureau qui a réparti les mandats, désigné les élus effectifs et suppléants et classé les candidats non élus, clôt le procès-verbal, qui est signé par tous les membres du bureau. Le président du bureau envoie immédiatement, pour le conseil ou pour le comité:

• une copie des procès-verbaux à l'employeur qui le conserve pendant toute la législature; Il est à noter que cette période de conservation est prévue pour une éventuelle suppléance au sein de l'organe. Les règles relatives à un régime de protection particulier contre le licenciement jouent parfois un rôle dans ce contexte : un candidat qui ne bénéficie d'un régime de protection particulier contre le licenciement que pendant deux ans parce qu'il n'a pas été élu deux fois (consécutivement ou non) n'est pas toujours éligible comme suppléant. Compte tenu de ce qui précède, il semble souhaitable de conserver le procès-verbal plus longtemps que la durée d'une législature prescrite par la loi. Ceci peut être justifié dans le registre RGPD.
• par lettre recommandée à la poste, une copie des procès-verbaux aux organisations représentatives des travailleurs et des cadres intéressées. Ces envois ne doivent toutefois pas être effectués si le procès-verbal a été communiqué au Directeur général de la Direction générale des Relations individuelles du Travail du SPF ETCS via le téléchargement sur l'application web précitée ;
• par voie électronique au SPF ETCS en vue de l'élaboration de statistiques. Cette communication se fait via l'application web spécialement prévue pour les élections sociales et disponible sur le site internet du SPF ETCS. A défaut, ces données seront transmises au moyen d'une fiche statistique papier fournie par le SPF. La transmission de ces informations statistiques par l'employeur au SPF ETCS (soit par voie électronique, soit par voie postale) s'effectue dans des phases obligatoires, dont la première commence au plus tard le X-60

Au plus tard le lendemain de la clôture des opérations, le président remet à l'employeur dans des enveloppes scellées, les documents ayant servi à l'élection.

Dans le cas où les élections se déroulent sur plusieurs jours consécutifs, la clôture des élections est opérée le dernier jour.

L'employeur assure la conservation des documents pendant une période de 25 jours qui suit le jour de la clôture des opérations électorales.

En cas de recours, l'employeur communique les documents à la juridiction compétente. En l'absence de recours ou postérieurement à la décision définitive de la juridiction d'appel, les bulletins de vote peuvent être détruits par l'employeur.

Source : Art. 68, al. 4, de la loi

Au plus tard deux jours après la clôture des opérations de vote, l'employeur affiche aux mêmes endroits où était affiché l'avis annonçant la date des élections, un avis indiquant le résultat du vote et la composition du conseil ou du comité.

Cet avis dresse une liste claire et précise de tous les représentants du personnel et de tous les représentants des employeurs ainsi que de leurs suppléants. Il reste affiché jusqu'au 84e jour suivant le jour du vote. Le résultat du vote détermine quels délégués du personnel effectifs et suppléants vont siéger.

Les délégués de l'employeur et leurs suppléants ne sont pas élus : ils doivent être nommés par l'employeur. Ces délégués doivent exercer une fonction de direction telle que déterminée dans l'avis annonçant la date des élections et doivent donc avoir le pouvoir de représenter et d'engager l'employeur. Attention : le conseiller en prévention ou la personne de confiance qui fait partie du personnel ne peut avoir la fonction de représentant de l'employeur.

A défaut d'affichage papier de l'avis annonçant la date des élections, l'avis relatif au résultat du vote et à la composition du conseil et du comité doit être affiché à l'endroit où l'avis annonçant la date des élections aurait été affiché s'il n'avait pas été mis à la disposition des travailleurs par voie électronique.

Source : Art. 68, al. 4, de la loi

Dans les 13 jours qui suivent l'affichage du résultat du vote, l'employeur, les travailleurs ou les organisations représentatives des travailleurs et des cadres intéressées peuvent introduire un recours auprès du tribunal du travail concernant une demande d'annulation totale ou partielle des élections ou de la décision d'arrêter la procédure ou une demande de rectification des résultats des élections.

Un recours est également introduit dans le même délai au cas où des membres de la délégation de l'employeur n'occuperaient pas une des fonctions de direction définie au cours de la procédure préélectorale.

Pour le traitement de la procédure judiciaire : voy. infra « Y + 69 »

Source : Art. 78bis de la loi

Source : Art. 45 de la loi

L'employeur doit conserver les documents remis à Y + 1 pendant une période de 25 jours qui suit le jour de la clôture des opérations électorales.

En cas de recours, l'employeur communique les documents à la juridiction compétente. En l'absence de recours ou postérieurement à la décision définitive de la juridiction d'appel, les bulletins de vote peuvent être détruits par l'employeur à compter de ce jour.

Source : Art. 68, al. 4, de la loi

Lorsqu'aucun recours n'est introduit pour annuler les élections, pour rectifier le résultat des élections ou pour annuler la désignation d'un délégué représentant l'employeur, la première réunion du conseil ou du comité se tient au plus tard dans les 30 jours qui suivent l'expiration du délai de recours, dans les autres cas, dans les 30 jours qui suivent la décision judiciaire définitive validant les élections.

La règle générale prévue à l'alinéa précédant n'est toutefois d'application qu'à défaut de dispositions particulières du règlement d'ordre intérieur prévoyant un délai plus court.

Lorsqu'un recours a été introduit pour annuler les élections, pour rectifier les résultats des élections ou pour annuler la désignation d'un délégué représentant l'employeur, l'ancien conseil ou l'ancien comité continue à exercer ses missions jusqu'à ce que la composition du nouveau conseil ou du nouveau comité soit devenue définitive.

Le conseil ou le comité se réunit au moins une fois par mois à la date, à l'heure et au lieu fixés par le chef d'entreprise. Ce dernier doit également convoquer le conseil ou le comité si au moins un tiers des délégués effectifs du personnel lui en fait la demande.

Dans le cadre de l'égalité hommes-femmes, une nouvelle compétence a été attribuée au conseil d'entreprise. Désormais, le conseil a le pouvoir de recevoir de l'employeur, après chaque élection sociale, une analyse relative au rapport entre les femmes et les hommes candidats figurant sur les listes de candidats définitives aux élections sociales, ainsi que le rapport entre les femmes et les hommes élus qui siègent au conseil d'entreprise ou au comité pour la prévention et la protection au travail. Les informations mentionnées doivent être mises en rapport avec le nombre total de travailleurs, hommes et femmes, de l'entreprise. L'employeur doit soumettre cette analyse et en discuter dans les 6 mois suivant l'affichage des résultats des élections en vue d'atteindre un ratio équivalent de femmes et d'hommes candidats sur les listes que le ratio hommes/femmes travaillant dans l'entreprise. L'analyse est envoyée aux membres du conseil ou, à défaut, aux membres de la délégation syndicale.

Désignation du secrétaire : Le secrétaire du conseil ou du comité rédige le procès-verbal de chaque réunion.

A défaut d'accord concernant la désignation du secrétaire du conseil d'entreprise et à défaut de dispositions particulières dans le règlement d'ordre intérieur, le secrétaire est désigné par l'organisation représentative des travailleurs ou par l'organisation représentative des cadres dont la liste a obtenu le plus grand nombre de voix toutes catégories confondues. 90

Lorsque plusieurs règlements d'ordre intérieur sont applicables, il y a lieu de n'appliquer que celui établi par l'organe paritaire dont relève le plus grand nombre de travailleurs faisant partie de l'entreprise.

Le secrétariat du comité est assuré par le Service interne, lorsque l'employeur doit instaurer un seul comité.

Lorsqu'un employeur a plusieurs unités techniques d'exploitation pour lesquelles un comité doit être créé, le secrétariat du comité est assuré par la section du Service interne, qui est instaurée auprès de l'unité technique d'exploitation pour laquelle le comité concerné a été institué.

Source : Art. 81 et 84 de la loi

Le tribunal du travail saisi statue dans les 67 jours qui suivent l'affichage du résultat du vote. Il peut exiger la communication des procès-verbaux et des bulletins de vote.

Le jugement est notifié immédiatement à l'employeur, à chacun des élus effectifs et suppléants, aux organisations représentatives des travailleurs et des cadres intéressées, au directeur général de la Direction générale Relations individuelles du travail du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale chargé des organes de participation.

Source : Art. 78bis, §1, al. 3, de la loi

La Cour du travail connaît de l'appel des décisions rendues en premier ressort par les tribunaux du travail concernant une demande d'annulation totale ou partielle des élections ou de la décision d'arrêter la procédure ou une demande de rectification des résultats des élections ou au cas où des membres de la délégation de l'employeur n'occuperaient pas une des fonctions de direction définie au cours de la procédure préélectorale.

Le délai pour interjeter appel est de 15 jours à partir de la notification du jugement donc au plus tard 84 jours qui suivent le vote.

Source : Art. 78bis, §2, de la loi

Les avis annonçant la date et le calendrier des élections, les listes électorales, les listes de candidats et les listes des membres des bureaux de vote, la répartition des électeurs et la remise des convocation électorales sont affichés jusqu'au 15e jour après l'affichage des résultats des élections.

Ce n'est qu'en cas recours et jusqu'au 84e jour suivant l'affichage des résultats de l'élection que ces avis doivent être mis à la disposition des employés à leur simple demande. Dans ce cas, un avis doit être affiché en un lieu clair et visible. Ceci s'applique également si les avis en question n'ont pas été affichés, mais ont été mis à la disposition des travailleurs par voie électronique.

Source : Art. 45 de la loi

La cour du travail saisie statue dans les 75 jours qui suivent le prononcé du jugement du tribunal du travail donc au plus tard 144 jours qui suivent le vote.

Le jugement est notifié à l'employeur, à chacun des élus effectifs et suppléants, aux organisations représentatives des travailleurs et des cadres concernées, ainsi qu'au Directeur général de la Direction Générale des Relations Individuelles du Travail du SPF Emploi, travail et concertation sociale, en charge des organes de participation. 89 La nouvelle procédure électorale débute dans les 3 mois qui suivent la décision d'annulation définitive.

Les candidats présentés lors d'élections qui ont été annulées jouissent des mêmes protections que celles reconnues aux autres candidats.

Source : Art. 78bis, § 2-3, de la loi