Les employeurs étrangers qui détachent du personnel en Belgique sont en principe dispensés d’établir tous les documents sociaux (dont le règlement de travail, le compte individuel, etc.) pendant les 12 premiers mois de l’occupation en Belgique pour autant qu’une déclaration Limosa ait été effectuée. Après cette période initiale de 12 mois, des documents sociaux doivent être établis.
La loi du 11 décembre 2016 a restreint cette dispense en instaurant l’obligation de toujours tenir à disposition des services d’inspection un certain nombre de documents et ce, afin de permettre un contrôle plus efficace des conditions de travail, de rémunération et d’emploi belges. Il s’agit notamment des documents suivants :
– Une copie du contrat de travail du travailleur détaché ou de tout document équivalent ;
– Les informations relatives aux avantages en espèces et en nature liés à l’expatriation, aux conditions de rapatriement du travailleur détaché ;
– Les relevés d’heures indiquant le début, la fin et la durée du temps de travail journalier du travailleur détaché ;
– Les preuves de paiement des salaires du travailleur détaché.
L’employeur étranger est tenu de fournir aux services d’inspection, à leur demande, une traduction de ces documents dans une des trois langues nationales.
L’arrêté royal du 5 décembre 2017 (entrée en vigueur le 1er février 2018) instaure une nouvelle dispense pour certaines catégories de travailleurs qui bénéficie déjà aussi de la dispense de déclaration Limosa. L’employeur ne devra pas pour ces catégories tenir les documents sociaux. Cela concerne notamment :
– Les congrès scientifiques ;
– Les réunions en cercle restreint (sans excéder 60 jours par année civile, avec un maximum de 20 jours calendrier consécutifs par réunion) ;
– Le personnel d’administration publique ;
– Le personnel d’institutions internationales de droit public ratifié par un traité ;
– Les diplomates ;
– Les sportifs (arbitres, accompagnateurs, représentants officiels, membre du personnel) sans dépasser la durée de la compétition et maximum 3 mois par année calendrier ;
– Les artistes (sans excéder 21 jours par trimestre) ;
– Les scientifiques (employés par une université ou institution scientifique établie à l’étranger) sans excéder 3 mois par année calendrier.
Par ailleurs, la loi du 11 décembre 2016 a instauré l’obligation pour les employeurs étrangers de désigner une personne de liaison lorsqu’ils occupent des travailleurs en Belgique. La personne de liaison est une personne physique qui, pour le compte de l’employeur, assure la liaison avec les services d’inspection compétents et qui peut être contactée à propos des documents sociaux (jusqu’à un an après l’occupation en Belgique).
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